Hay reglas para cada vez que hago algo nuevo o cambio un proceso? Tips para hacer los cambios correctos, de la manera correcta.
Las empresas en general, proponen cambios, se adaptan a la realidad, cambiante, incierta, demandante, etc.. Un día cambiamos las responsabilidades de las personas, otro le damos mas tareas, otro incorporamos una nueva tecnología, otro cambiamos un proceso (o la manera o secuencia de hacer las cosas) por una nueva reglamentación…… etc. etc. ……cambio y adaptación constante..
Pero, podemos hacer esos cambios, “como nos salga”, “sin planificar”, “sin control, o a las apuradas”, …. o de una manera ordenada ( y rápida), aquí algunos tips
· Definir objetivos numéricos del cambio o novedad (que beneficios trae, que indicador mejora), ej. Agregamos esta etiqueta al producto, para cumplir legalmente, en 45 días, pero a su vez para mejorar visualización en góndola por el Cliente
· Definir responsable y responsabilidades. Reunirnos con estas personas, contarles el motivo y el fondo del cambio…
· Identificar Clientes y Proveedores, Salidas y entradas del proceso (revisar y redactar el nuevo proceso) identificar a quien impacta (cliente interno)…..Identificar las necesidades de los Clientes impactados……con una breve reunión entre las partes interesadas, este se logra…..
· Identificar los Procesos a modificar, proponer los cambios con un Plan (que se va a hacer, quien, cuando…que recursos harán falta…) Volcarlo en una hoja…es preferible “perder” una hora en escribir esto, y no luego, “gastar” (desperdiciar) horas y horas, nerviosas, interminables, estresantes…porque nos olvidamos de avisar a alguien, o calculamos mal un insumo…o no pensamos previamente que íbamos a necesitar a fulano, o a tal máquina…y ahora no la tenemos…..
· Definir Indicadores de corto y mediano plazo para controlar avances, mejoras…etc.
Obviamente, si hacemos todo esto, en la práctica, van a surgir desvíos….(el famoso Ajuste o Act del PDCA….), y, justamente, la idea, es que los “desvíos”, sean controlados……por esto también en algunas organizaciones, existen “Procesos de Control de Cambios”, sobre todo cuando afectan al Cliente, Rentabilidad, Imagen, etc.