Definición de Objetivos y Roles. Parece una formalidad. Pero define “no solo el para qué, sino: que se espera de nosotros. Que se espera que obtengamos””
En una entrega anterior, manifestamos 6 ítems cuestionando el Trabajo en Equipo. El Quinto:
Definición de Objetivos y Roles. Parece una formalidad. Pero define “Que se espera que obtengamos”…consecuencia de los puntos anteriores…
Dos cuestiones, luego de la Misión: “Objetivos numéricos”, ej. si la Misión era “Nos reunimos para que el Proceso de Compras, cumpla los Objetivos de Calidad de Productos, Calidad de Proveedores y Costo, manteniendo un abastecimiento seguro”, un Objetivo o Indicador podría ser “Cantidad de Compras que cumplieron el Tiempo de entrega pactado” Ideal: 100%. , otro, “Insumos o materiales rechazados por Control de Calidad en Recepción” Ideal: 0.
Roles: es necesario, con la participación de todos, elegir un Líder, un Secretario de actas o Tomador de Notas, un Toma tiempos, etc….hace a la efectividad de la reunión. Y también es necesario definir los Roles para cumplir los Objetivos: buscar información, relevar procesos, armar planes, solicitar recursos…..revisar y aprobar….son tareas que nos ayudan a lograr los Objetivos, ….pero no Todos podemos hacer Todo.
En general no “tenemos mucho tiempo”, para reunirnos, pero como definimos, previamente que es importante compartir, nivelar, etc. debemos hacer las reuniones efectivas. Los roles ayudan a esto. Un líder que marque el ritmo, que recuerde tareas, compromisos, un Tomador de notas que recuerde que hay que hacer, cuando se comprometió, que lleve los pendientes del equipo, un Toma tiempo que nos recuerde tiempos asignados a cada tema…..todo ayuda.
Fuera de las reuniones, redactar los planes, calcular los recursos necesarios….comunicar las necesidades a nuestros compañeros de trabajo…son todos roles que hay que definir…..
Escuchado (y vivido lamentablemente) en varias Organizaciones “…lo que pasa que acá nadie sabe bien lo que tiene que hacer….”
Solo ejemplos, algunos tips, recomendados.
- Definir (escribir si es posible en una pizarra, para que sea visible por todos) Objetivos y Roles, entre todos. Forma parte de las tareas del equipo y del tiempo de la reunión. Quien hará cada cosa…y que necesita del otro para hacerla……(escuchado en varias reuniones: yo sabía que lo tenía que hacer…pero no me pasaron la información…..Y entonces, ….de quien es la responsabilidad…? Para eso definimos Roles)
- No quedarnos con dudas en cuanto a que se espera de cada Rol (antes, durante y después de la reunión). Escuchado:….ah …yo había entendido que la medición me la pasaba fulano…..y perdimos una semana esperando la medición…..
- Si bien los Objetivos numéricos, son del Equipo, definir para cada uno, quien (de la mesa o del Equipo) se lo lleva para liderarlo. Cuando es de todos….termina siendo de nadie….un simple “poner nombre y apellido del “dueño” de la tarea” nos ahorra dolores de cabeza.
Comprobado. Equipos que trabajan con estas dinámicas, a lo largo del tiempo, consiguen resultados ANTES que los equipos no alineados con sus Roles y Objetivos. Mínimo 15% de ganancia de tiempo, y obviamente, resultado garantizado.