¿SE PUEDE MONITOREAR O MEDIR LA PERFORMANCE DE UN EQUIPO?
La herramienta fundamental es la minuta de reunión. En ella se registran los temas tratados en la reunión, las decisiones tomadas por el equipo y las tareas asignadas a miembros individuales. Incluye la agenda para la próxima reunión.
La minuta permite:
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Monitorear la evolución del equipo.
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Monitorear los resultados.
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Planificar a futuro.
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Colaborar con el cumplimiento de las acciones inmediatas.
Para ello, se Evalúa y Mide la Performance de la Reuniòn.
La evaluación de las reuniones se lleva a cabo:
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Al final de cada reunión,
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Durante la reunión, si fuera necesario.
El cuestionario de Evaluación de reuniones permite monitorear, discutir y mejorar el proceso de trabajo en equipo en forma sistemática. Constituye una oportunidad especial de feedback entre los miembros del equipo, de manera clara y amigable.
Nuestra experiencia en evaluación de las reuniones, nos indica una serie de pasos.
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Definir claramente las Dimensiones o Aspectos a evaluar
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Definir claramente como se asigna valor o puntaje a cada Dimensión o Aspecto (ej. Utilidad o Cumplimiento de Objetivos de la Reuniòn)
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Calificar en forma individual cada una de las dimensiones en el cuestionario.
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Registrar las calificaciones individuales (Rol del secretario de Actas).
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Calcular el rango para cada dimensión (para entender desvíos) o Identificar puntajes bajos.
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Otorgar unos momentos en silencio para reflexionar sobre los resultados.
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Debatir las calificaciones y las percepciones que la motivaron.
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Proponer cómo mejorar en cada una de las dimensiones.
Aspectos a Evaluar, los elige la Organizaciòn, la propuesta es variada: Utilidad de la Reunión, Nivel de Participación, Cumplimiento de la Agenda, Cumplimiento de Objetivos, Nivel de Escucha o Comunicación fluida, etc. etc.
Es una técnica muy sencilla, pero que bien utilizada, agrega Valor, y hace crecer a los Equipos y las Personas, en el Camino de la Mejora Continua
Con un simple gráfico de tendencia, vemos la Evolución de los puntajes, y, en definitiva, si nuestro equipo Mejora o no. Vale la pena.