Siguiendo nuestro artículo anterior (4 tips…), en algunos casos las 4 preguntas nos llevan a profundizar o iniciar un análisis. 

1. Identificar claramente “Cual es el problema”: a veces mezclamos “síntoma” con “causa” o con “problema real”. Nos ha pasado trabajar en un problema de “falta de espacio”, cuando después vimos que el problema era, “se almacenan mal las cosas, por eso falta espacio”. Entonces hay que trabajar en el problema “se almacenan mal las cosas”, que nos solucionará la falta de espacio, por ej. definiendo los lugares adecuados, los tamaños de lote, etc. Cuando “equivocamos el diagnóstico”, construimos sobre la pared equivocada, en definitiva, perdemos tiempo, recursos.

2. Relevar información o “entender el problema” con información o datos. No es lo mismo decir u opinar, que “se almacenan mal todos los insumos o todos los repuestos”, a trabajar con datos, y tener por ej. un listado de todos los insumos y repuestos y verificar rotaciones, cantidades entradas y salidas, frecuencia de entrada y salida, etc. Por ejemplo, si el “insumo X” ocupa el 80% de la rotación o de los insumos fuera de lugar, aplicando el principio de Pareto (regla de 80/20) y  trabajando en este insumo, voy a solucionar la parte más importante del problema. 

3. Cuando “no sabemos por dónde arrancar”, un buen inicio es pensar “¿dónde hay demoras o esperas en el proceso?”  Si quiero dar un servicio más rápido, es bueno entender el paso a paso de lo que hago, cuál es la tarea que más tiempo lleva, cuáles son las tareas donde tengo que esperar (autorizaciones, recepciones, respuestas, etc.). Identificando estos puntos, no me voy a equivocar si los trabajo, los analizo, los estudio, y finalmente los ataco, para “reducir la demora o espera”. En el ejemplo de “mal almacenamiento”, puede pasar que los objetos se almacenen fuera de lugar porque esperan una etiqueta, o una firma, o una autorización, etc.

4. Preguntarme, “¿Se pueden reducir distancias físicas, duplicaciones y/o  agrupar tareas?” En el ejemplo del “mal almacenamiento”: si los insumos están mal acomodados porque no está asignado el lugar para cada tipo de insumo, o porque lo que más se usa está muy arriba y lejos, y tengo que hacer muchos movimientos para sacar la mercadería (o caminar de más….), quiere decir que hago varias veces tareas que podría hacer una sola vez (simplificar), o que si lo acomodo más cerca, no sólo voy a aprovechar el espacio mejor, sino que voy a usar menos recursos (economía del movimiento). En Japón se dice “un paso, un yen” (cada movimiento tiene un costo, en “argentino”, sería un paso, 100 pesos. Una demora, 100 pesos. Un retrabajo o reproceso, 100 pesos….. y suma…... 

 

Desde Sabuqui Kaizen, los invitamos a dar estos pasos juntos. Aquí nos encuentran para consultarnos.