Cuando de alinear a una organización se trata, hay varias preguntas que nos hacemos. ¿Cómo hacer para que todas las personas estén alineadas y vayan en el mismo sentido? ¿Cómo hacer para que los recursos (casi siempre escasos) se usen en los lugares y procesos correctos? ¿Cómo hacer para que me equivoque lo menos posible en los procesos o tareas? ¿Cómo trabajar en lo importante y necesario?

 

Este esquema (probado en distintas organizaciones) tiene varios elementos que provienen de Drucker (gestión por objetivos) del management japonés (Hoshin) y distintos modelos de excelencia, como por ejemplo EFQM, y trata de :

 

·      (M) - Establecer objetivos o metas. Establecer indicadores críticos del negocio.

·      (E) - Medir o evaluar la actualidad, utilizando esos indicadores.

·      (Di) - Obtener la diferencia o brecha entre la meta y la actualidad.

·      (PPa) - Calcular el impacto de esta diferencia (económico o estratégico) y priorizar en lo posible de acuerdo al principio de Pareto.

 

Esquema MEDiPPa 

 

·      (M) - Meta

·      (E) - Evaluación / Medición 

·      (Di) - Diferencia

·      (PPa) – Priorizar mediante principio de Pareto        

 

 

Algunas definiciones que ayudan:

 

·      Meta u objetivo: fines para cumplir la estrategia de la organización (a donde quiero llegar). Siempre que se pueda, el objetivo debe ser numérico y con una fecha de cumplimiento. Como por ejemplo: reducir el inventario de productos innecesarios en un 20% para el próximo semestre.

 

·      Evaluación o medición: dato que surge de un proceso de medición, y muestra la realidad (foto actual). Ejemplo: inventario de productos innecesarios, valuado en $ 680.000.

 

 

·      Diferencia: es la diferencia numérica entre el valor medido y el valor meta. Se calcula sobre el indicador propuesto, como resta entre ambos valores. Habrá brecha, diferencia o no cumplimiento de objetivos, cuando el valor medido no alcance al valor objetivo. Las diferencias deben “disparar” trabajo en los procesos y planes de mejora, para reducir o eliminar las mismas”. Por ejemplo: si el inventario de productos innecesarios está valuado en $680.000, y propuse una meta para reducirlo en un 20%, entonces, habré cumplido mi objetivo si la medición al final del semestre arroja una valor de  $544.000.

 

·      Priorización de diferencias: es la acción por la cual se ordenan, de mayor a menor, según el orden de importancia. La priorización requiere, siempre que sea posible, la cuantificación económica a fin de lograr valores comparativos similares (impacto económico). Sirve para focalizar los esfuerzos de mejora. Por ejemplo:

 

1.     Scrap de materiales en proceso y terminado = $320.000

2.     Contribución marginal por nuevos clientes = $240.000

3.     Inventario de productos innecesarios = $136.000

 

Con este tipo de información, cualquier gerente o dueño de empresa puede tomar la decisión mas correcta, respecto de en que procesos trabajar, con que personas y donde dirigir los esfuerzos mas importantes de la compañía.

 

Una vez que tenemos las diferencias, o gaps, debemos buscar los motivos o causas de estas (por ejemplo: el scrap de materiales). Esto es otra medición, donde en base al criterio de Pareto, buscamos las principales causas o motivos de la diferencia o variación. Pero si es algo nuevo, ponernos a trabajar en el plan es el paso siguiente, por ejemplo: para conseguir nuevos clientes.

 

Este esquema permite trabajar con datos y no con opiniones, permitiendo tener objetividad en las reuniones de equipo. 

 

Este artículo continuará…

 

 

Escrito por: Roberto Sabuqui